Phối hợp và triển khai chương trình đúng như mong muốn của khách hàng
Tham gia vào quá trình sáng tạo khi nhận nhu cầu
Update và thông tin dịch vụ lên các kênh lưu trữ nội bộ
Hoàn tất các hoạt động sau chương trình
Đóng góp vào việc phát triển sản phẩm
II. Nội dung
1. Nhận bàn giao từ Sales & R&D
1.1. Thống nhất dự trù nhận từ Sales
Việc chốt dự trù sớm không chỉ giúp bạn chủ động làm việc với khách + NCC mà còn giúp cho phần quyết toán, thanh lý chương trình được dễ dàng & nhanh chóng.
XIN HIỂU ĐÚNG: Một dự án chỉ thật sự hoàn thành khi bạn làm xong quyết toán & công ty có thể nhận được tiền từ khách hàng.
1.2. Nhận bàn giao proposal
Cánh Cung đang làm việc với rất nhiều công ty, tập đoàn đa quốc gia. Mỗi chương trình & khách hàng có tính chất đặc thù riêng.
Vậy nên việc bàn giao này là RẤT QUAN TRỌNG để Project có thể nắm được tính chất của khách hàng & Ban tổ chức.
Từ đó có cách làm việc phù hợp với mỗi chương trình.
1.3. Lên kế hoạch khảo sát
Chốt ngày với các đối tượng tham gia khảo sát, lên lịch trình có khung giờ chi tiết, các hạng mục cần khảo sát.
Ưu tiên lịch trình khảo sát sao cho các trải nghiệm tương tự với chương trình chính thức.
Chuẩn bị thêm phương án dự phòng để khảo sát liền kề nếu kế hoạch ban đầu không đạt hoặc không thực hiện được.
Chuẩn bị sẵn sàng giấy bút để ghi chú, thước đo các loại như thước dây, thước laser...
Hãy định hình tất cả công việc & giao cho các phòng ban, cá nhân liên quan. Riêng các công việc riêng đặc thù của Project, hãy huy động nhân sự trong team (nếu sắp xếp được workload hỗ trợ) để đảm bảo được tiến độ các hạng mục công việc.
2. Triển khai:
A. Tạo không gian lưu trữ cho chương trình:
Tạo team bao gồm các nhân sự liên quan trong chương trình trên phần mềm Teams được cấp.
Cấp quyền chỉnh sửa cho các nhân sự tham gia chương trình.
Trong phần Files, tạo các folder để chứa file và nội dung của chương trình như: Masterfile, Thiết kế, Chi phí, Hạng mục dàn dựng,...
B. Tạo group mail (đối với các chương trình lớn):
Gửi mail cho anh Cường IT: cuongnv@canhcung.com
CC HR: nhansu@canhcung.com
CC phòng dự án: duan@canhcung.com
CC các nhân sự liên quan đến chương trình để tạo group mail.
Ví dụ:
Tên chương trình: SANDOZ CYCLE 2024:
Tên group mail: SDZ_cycle2024@canhcung.com
Các mail nhân sự liên quan đến chương trình:
+ linhpnm@canhcung.com
+ trangnnt@canhcung.com
Lưu ý: Phải Cc email của Trân: tranpvb@canhcung.com ở tất cả các mail liên quan đến chương trình.
Hạng mục Key Visual:
Thiết kế làm việc và trao đổi trực tiếp với khách đến khi hoàn thành các Key Visual của chương trình
Thiết kế phụ trách sẽ back lại 2 options 2D, từ 2 – 3 ngày làm việc. Đối với hạng mục 3D, từ 3 – 5 ngày làm việc.
Ghi nhớ:Sau khi hoàn thành KV, Dự án mail cho Thiết kế để in test màu KV trên các chất liệu Hiflex, PP...(tuỳ theo các hạng mục sản xuất có trong chương trình)
C. Triển khai hạng mục thiết kế & media (Bố An):
C.1. Hạng mục thiết kế:
Trong trường hợp Outsource: Dự án check yêu cầu và đưa hạng mục cho media ngoài (theo tư vấn của Trưởng phòng Thiết kế & Media). Kèm viết phiếu đề xuất outsource, gửi mail cho Trưởng phòng phụ trách, Tài chính-Kế toán, Sales bao gồm workload công việc và chi phí cho Sales xác nhận, tùy vào mức phí dịch vụ, phòng Nhân sự sẽ cho ký kết hợp đồng dịch vụ hoặc phụ lục hợp đồng.
Trong trường hợp Media nhà phụ trách: Triển khai quy trình như bình thường. Add Media chính và Trưởng phòng Media vào group nội bộ cũng như group khách để follow up các hạng mục. Từ 3 – 4 ngày làm việc (tuỳ độ khó của clip/ visual mà deadline linh động do nhân sự Media sẽ báo lại)
Tại HCM, gửi Thiết kế file PPT các hạng mục sản xuất adaptation về chất liệu format, standee, hiflex.... kèm thông tin người nhận, địa chỉ nhận và ngày giờ nhận thành phẩm.
Đối với in ấn supplier ngoài, gửi Thiết kế file PPT đã confirm đủ hạng mục để xuất file sản xuất. Cung cấp file sản xuất cho supplier và yêu cầu in test màu đảm bảo cho hạng mục thiết kế.
C.2. Hạng mục media:
Lên brief theo như thống nhất với khách và gửi Story board hoặc Brief visual qua mail anlm@canhcung.com
Cc phòng Thiết kế và báo Bố An phân người.
Trong trường hợp Thiết kế nhà phụ trách: Triển khai quy trình như bình thường. Add Thiết kế chính và Trưởng phòng Thiết kế vào group nội bộ & group khách để follow up các hạng mục.
Trong trường hợp Outsource: Dự án check yêu cầu và đưa hạng mục cho thiết kế ngoài (theo tư vấn của Trưởng phòng thiết kế). Kèm viết phiếu đề xuất outsource, gửi mail cho Trưởng phòng phụ trách, Tài chính-Kế toán, Sales bao gồm workload công việc và chi phí cho Sales xác nhận, tùy vào mức phí dịch vụ, phòng Nhân sự sẽ cho ký kết hợp đồng dịch vụ hoặc phụ lục hợp đồng.
Lên brief theo như thống nhất với khách và gửi brief KV cho mail anlm@canhcung.com, Cc phòng Thiết kế thietke@canhcung.com và báo Bố An phân người.
Tuỳ vào số lượng và khối lượng hạng mục, Thiết kế sẽ trả file trong vòng 1 – 2 ngày làm việc.
Sau khi nhận đủ các file thiết kế, Dự án confirm adapt với khách hàng qua email để tiếp tục triển khai sản xuất.
Hạng mục Adaptation:
Dự án làm việc với khách về các hạng mục adapt => Gửi brief adapt bằng File Powerpoint.
Họp thống nhất hạng mục với team Thu mua + lên check list theo dự trù
Follow up tiến độ & Recheck cũng như update liên tục về các hạng mục liên quan
Ví dụ: thời gian nhận sảnh, thời gian setup, số lượng và cung đường xe di chuyển...
Recheck với thu mua các hạng mục thiết kế của logistics cần thiết (Gồm luôn kích thước và quy cách in ấn)
Nếu có nhu cầu cần mua hoặc thuê đồ/ vật dụng cho chương trình (Trang phục/Phụ kiện/Đồ đặc trưng của chương trình như bàn, ghế sofa...) báo mail hoặc liên hệ trong group nội bộ cho Thu mua hỗ trợ.
Dự án phải gửi form hành chính cho chú Nguyên trước 1 – 2 ngày diễn ra chương trình. Gửi file hành chính đến email: hanhchinh@canhcung.com và Cc cho các nhân sự liên quan trong chương trình.
Riêng với HDV theo tour, nhân sự Dự án phải làm Lệnh điều tour và hợp đồng đi đường cho các HDV được book.
Lưu ý: Đối với HDV và supporter có chi phí trên 3 triệu, hợp đồng thanh toán sẽ do Phòng nhân sự phụ trách => Cung cấp thông tin lên hợp đồng kèm ảnh thẻ hdv + ảnh 2 mặt CCCD và gửi kèm khi gửi file nhân sự sau chương trình cho phòng Nhân sự.
F. Pháp lý:
Phải gửi mail xin review hợp đồng/ giấy phép => Phòng pháp lý không chấp nhận việc gửi qua Zalo
Tất cả loop mail review hợp đồng đều phải gửi email cho phòng Pháp lý: legal@canhcung.com, Cc kế toán, sale phụ trách và nhân sự liên quan
Đối với các email gửi final booking báo giá, Pháp lý sẽ làm việc trực tiếp với đối tác về hợp đồng/ giấy phép.
Đối với các hạng mục booking liên quan đến nhân sự chương trình như MC/Dancer, Trainer.....nhân sự Dự án phụ trách chính chương trình, gửi hợp đồng đến pháp lý kèm cc kế toán để review chi phí và điều khoản trước khi ký kết.
(* Lưu ý gửi profile khi đề xuất + duyệt trang phục)
MC
Ca sĩ
Trainer
Dancer
DJ, VJ
Đối với các chương trình tổ chức nơi công cộng hoặc địa điểm có liên quan đến ban ngành nhà nước, cần giấy phép tổ chức và giấy phép biểu diễn. Nhân sự Dự án liên hệ cho phòng Pháp lý để được nhận hỗ trợ và tư vấn.
D. Giấy phép tổ chức chương trình
E. Follow tiến độ công việc của các nhân sự liên quan, các nhà cung cấp dịch vụ (thu mua, freelancer...)
F. Phát sinh ngoài báo giá và proposal
Thông báo phát sinh về hạng mục công việc + chi phí (nếu có) cho sales càng sớm càng tốt.
Chốt các nội dung thay đổi hoặc confirm với khách hàng qua email
Trong một số trường hợp có thể thay mặt sales tư vấn phương án thực hiện + chi phí với khách hàng (yêu cầu bắt buộc chi phí phát sinh đã được sales thông qua việc mark up so với giá bán)
G. Họp toàn chương trình trước khi onsite
Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các chương trình, nhằm đảm bảo các hạng mục đang theo đúng tiến độ và mong muốn với khách hàng.
Tránh việc sai sót trước khi chương trình được diễn ra.
Yêu cầu báo giá
Deal chi phí tối ưu
Booking dịch vụ (cập nhật với sales nếu vượt trù và giải trình lí do)
Đối với supplier mới lần đầu hợp tác hoặc đã có trường hợp hoá đơn không hợp lệ trước đây: Yêu cầu hoá đơn mẫu/ nháp của công ty cung cấp dịch vụ gửi cho kế toán check trước về mặt pháp lý. Có thể gửi hoá đơn qua zalo với kế toán để check.
Chốt báo giá, gửi email yêu cầu báo giá final và làm hợp đồng
Gửi thông tin cho legal review hợp đồng
Đề xuất thanh toán/ tạm ứng chi phí
Điều chỉnh dịch vụ - cập nhật tiến độ thực hiện dịch vụ của đối tác
A. Quy trình triển khai dịch vụ với supplier (các bước chính)
2.3. Triển khai với supplier
B. Chi tiết cho phần deal chi phí
Cách 1: Deal trên tổng chi phí của chương trình
Cách 2: Trong cùng mức chi phí, nhờ sup hỗ trợ FOC thêm 1 vài hạng mục nhỏ
Cách 3: Deal về điều khoản thanh toán (với sự hỗ trợ của phòng Pháp lý và Kế toán)
C. Chi tiết cho Email đề xuất đặc cọc cho kế toán theo thoả thuận với kế toán
Tên chương trình, hạng mục dịch vụ
Tổng số tiền của hạng mục, số tiền đi cọc đợt kèm thời gian đi cọc
Thông tin số tài khoản (ưu tiên tài khoản công ty thay vì tài khoản cá nhân)
Kèm theo: hợp đồng bản cứng đối tác đã ký + đóng dấu (trường hợp ngoại lệ: có thể sử dụng bản scan nhưng bản cứng phải bổ sung sau đó)
D. Địa điểm/ Venue trong chương trình
Thông báo với thu mua vị trí làm sự kiện + các dịch vụ sẽ sử dụng của venue để phòng Thu mua giữ và đảm bảo dịch vụ.
Thông báo với venue cac dịch vụ mình sẽ đem vào để tính phí/ hỗ trợ việc setup
Thông báo với venue thời gian setup – rehearsal dự kiến, có yêu cầu mở máy lạnh hay không để deal chi phí/ xin hỗ trợ FOC (ưu tiên deal có mở máy lạnh khi setup có khách hàng)
Tìm hiểu quy trình vào đồ (form mẫu đăng ký vật dụng, nhân sự...)
Gửi trước checklist vật dụng + danh sách nhân sự thi công (nếu venue yêu cầu) trước sự kiện để chuyển đồ nhanh nhất có thể.
Hỏi trước nếu trong quá trình set up có sử dụng:
- Lửa (hàn nhiệt, pháo điện...) => có được phép không, ở khu vực noà để tránh máy báo cháy
- Điện công suất lớn (bơm núi hơi...) => Một số khách sạn/ resort charge thêm phí điện nếu khi setup có bơm núi hơi, nhà hơi...
- Nếu có khoan cắt, mang giàn giáo, thi công khung sắt... trong ballroom cần lưu ý kế lót vải cẩn thận tránh hư hỏng thảm hoặc va đập tường/ vật dụng của khách.
- Thông báo với nhân sự về ngày/ giờ cụ thể có mặt để họp/ rehearsal/ chạy chương trình để nhân sự sắp xếp, tránh báo gấp.
- Cần lấy thông tin để chuẩn bị:
Yêu cầu: Số lượng micro, jack cắm nhạc cụ, chân micro, giá kê... kết nối
Âm thanh (headset cho trainer, band nhạc...)
Yêu cầu máy tính, tai nghe... (phiên dịch viên...)
3.1. Nội bộ
- Kiểm tra, nhắc nhở nhân sự các vị trí thực hiện nhiệm vụ được phân công.
- Cập nhật và xử lý những vấn đề phát sinh từ phía nội bộ - theo phương án tối ưu kết quả và hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí.
- ĐIỀU QUAN TRỌNG NHẮC 3 LẦN. TẤT CẢ GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN CHƯƠNG TRÌNH ĐỀU PHẢI CÓ HOÁ ĐƠN.
3. Onsite
A. Kick off chương trình
Lưu ý trong trường hợp mua vật dụng không có bill khi onsite: Khi quyết toán, đối với các chi phí đặc biệt dưới 300k lúc mua hàng không có hóa đơn, chứng từ, kế toán vẫn sẽ DUYỆT không trừ 30% như trước đây.
Ví dụ: mua nước đá, thùng xốp, các chi phí nhỏ lẻ mua gấp, mua phát sinh dọc đường... phục vụ cho chương trình.
Vì thế, những chi phí trên, khi phát sinh mua nhưng bên bán không cung cấp bill hoặc xuất hóa đơn, các bạn vui lòng chụp hình lại đồ mình mua kèm ghi chú số tiền và tên chương trình gửi cho chị Thủy và Ngọc Cao (gửi chậm nhất là trong ngày) để phòng kế toán ghi nhận lại sau này xem quyết toán, các trường hợp không gửi thì xem như chi phí đó vẫn có chứng từ.
Các chi phí chi từ 300k trở lên vẫn không thay đổi, bắt buộc phải có hoá đơn/ chứng từ mua sắm.
- Khi tự túc di chuyển hoặc ship vật dụng, phải dùng tài khoản Grab của công ty hoặc Xanh SM. Nếu chưa có tài khoản, báo ngay cho Phòng nhân sự để được tạo tài khoản. Các giao dịch di chuyển hoặc ship hàng không có hoá đơn sẽ trừ 30% chi phí.
- Lưu ý với tất cả thành viên khi onsite chương trình phải chụp hình các hạng mục, nội dung trong chương trình để làm thanh lý/ report
Lưu ý trong trường hợp mua vật dụng không có bill khi onsite: Khi quyết toán, đối với các chi phí đặc biệt dưới 300k lúc mua hàng không có hóa đơn, chứng từ kế toán vẫn sẽ DUYỆT không trừ 30% như trước đây.
Ví dụ: mua nước đá, thùng xốp, các chi phí nhỏ lẻ mua gấp, mua phát sinh dọc đường... phục vụ cho chương trình.
Vì thế, những chi phí trên, khi phát sinh mua nhưng bên bán không cung cấp bill hoặc xuất hóa đơn, các bạn vui lòng chụp hình lại đồ mình mua kèm ghi chú số tiền và tên chương trình gửi cho chị Thủy và Ngọc Cao (gửi chậm nhất là trong ngày) để phòng kế toán ghi nhận lại sau này xem quyết toán, các trường hợp không gửi thì xem như chi phí đó vẫn có chứng từ.
Các chi phí chi từ 300k trở lên vẫn không thay đổi.
- Hoàn trả đồ hành chính và thu dọn đồ đạc về sau chương trình. Deadline: trong vòng 3 ngày làm việc sau chương trình.
- Hỗ trợ sale các thông tin để thanh lý sau chương trình
C. Suppliers:
Yêu cầu gửi file thanh lý qua mail gồm các phát sinh + chốt chi phí với sale
Gửi file thanh lý đã ký và hoàn thành các chứng từ để thanh toán (biên bản thanh lý, hoá đơn)
Lưu ý: Trước khi xuất hoá đơn chính thức, yêu cầu suppliers cung cấp nội dung hoá đơn nháp để kế toán kiểm tra nội dung trước khi cho xuất. Nhận hoá đơn nháp và gửi qua group zalo với kế toán.
Những hạng mục trong chương trình: Được và chưa được
Các vấn đề gặp phải với nội bộ, khách, suppliers và cách khắc phục
Đánh giá supplier
Deadline: trong vòng 7 ngày làm việc sau chương trình
4.4. Họp review & rút kinh nghiệm
Chương trình trên 100 khách và trên 2 hạng mục (Team, Gala, Welcome Dinner, Meeting) thì bắt buộc phải review
Dưới số lượng và hạng mục đó thì nếu có trên 30% các vấn đề xoay quanh chương trình thì buộc phải review.
Thành phần tham dự:
- Bắt buộc: Sale chính của chương trình, nhân sự phụ trách dự án + Trân, nhân sự phụ trách logistics + Chị Nương
- Optional: Anh Học, TP. Thiết kế, TP. R&D/ Nhân sự R&D phụ trách job (nếu có vấn đề liên quan các bộ phần back office thì mới mời tham dự).
Thank for watching!
Sản phẩm này được CCG xây dựng theo chiến lược phát triển bền vững (ESG) và tiêu chuẩn sự kiện bền vững ISO20121. This product was developed by CCG in accordance with ESG principles and the ISO 20121 sustainable event standard.