NHÂN SỰ NGOÀI

Biên soạn: Trần Hoài Thương - HRM
Thẩm định: Nguyễn Đoàn Hiếu Thảo - Giám đốc Pháp chế
Phê duyệt: Nguyễn Hiếu Học - Giám đốc Điều hành

QUY TRÌNH YÊU CẦU 

Ngày ban hành: 11.06.2024
Lần ban hành: 03

LƯU ĐỒ

ĐỐI TƯỢNG

QUY TRÌNH

QUY ĐỊNH

HIỆU LỰC

MỤC ĐÍCH

I. MỤC ĐÍCH

Đảm bảo minh bạch

Đảm bảo quy trình và chính sách của Công ty được thực hiện một cách minh bạch, tuân thủ đúng quy định của Công ty.
  • Bố trí hiệu quả nguồn nhân lực phù hợp với chi phí 
  • Kiểm soát đội ngũ nhân sự ngoài về mặt trách nhiệm và nghĩa vụ khi hợp tác
  • Hướng đến ổn định tổ chức và hoạt động vận hành

Quản lý hiệu quả

Thống nhất quy trình 

Thống nhất quy trình yêu cầu nhân sự ngoài phục vụ cho chương trình

II. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

LƯU Ý:

Nhân sự “Lead chính” dự án khi yêu cầu bổ sung thêm nhân sự ngoài hỗ trợ chạy chương trình:

Nhân sự nội bộ ở vai trò lead dự án

  • Gửi email cho Tài chính-Kế toán, Sales, Nhân sự đề xuất bao gồm workload công việc và chi phí cho Sales xác nhận.
  • Tùy vào mức phí dịch vụ, phòng Nhân sự sẽ cho ký kết hợp đồng dịch vụ hoặc phụ lục hợp đồng.

Nhân sự ngoài ở vai trò lead dự án

  • Nhân sự ngoài ở vai trò lead dự án thì Sales của chương trình đó sẽ email trực tiếp cho Phòng nhân sự và Phòng tài chính-kế toán.
  • Tùy vào mức phí dịch vụ phòng nhân sự sẽ cho ký kết hợp đồng dịch vụ hoặc phụ lục hợp đồng.
Nhân sự ngoài thực hiện chương trình cho các phòng ban: 
Phí dịch vụ áp dụng theo các trường hợp như sau:

Từ 03 triệu đồng trở lên

Sẽ ký thêm Hợp đồng dịch vụ
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 10%
Không khấu trừ thuế TNCN 10%

Dưới 03 triệu đồng

Chỉ cần gửi phiếu yêu cầu nhân sự ngoài có xác nhận của phòng kinh doanh và Trưởng phòng chuyên môn
Đưa vào file nhân sự chương trình (NSCT)

PHÍ DỊCH VỤ:

Ngoài 4 phòng ban trên thì phòng nhân sự sẽ hỗ trợ review hợp đồng cá nhân và gửi lại file mềm qua email cho nhóm:   
Còn hợp đồng ký có pháp nhân Công ty quản lý thì Legal phụ trách review hợp đồng.

HDV

Dự án

thu mua

r&D

thiết kế

band

HELPER

PB-BG

MC

bartender

Ca sĩ

Dancer

III. LƯU ĐỒ

Bộ phận Kinh doanh thông báo chương trình được thực hiện
Bộ phận Kinh doanh xác nhận chọn nhân sự ngoài và phí dịch vụ qua email cho Trưởng Phòng chuyên môn - Phòng nhân sự - Phòng tài chính 

bước 3

Bộ phận Kinh doanh gửi email yêu cầu sử dụng nhân sự ngoài cho Trưởng Phòng chuyên môn kèm phiếu yêu cầu nhân sự theo mẫu

bước 1

Cc: Trưởng phòng kinh doanh - Phòng nhân sự - Phòng tài chính
Trưởng Phòng chuyên môn tiếp nhận yêu cầu và phản hồi thông tin nhân sự ngoài cho bộ phận Kinh doanh qua email 

bước 2

Phòng Nhân sự liên hệ nhân sự ngoài ký hợp đồng dịch vụ và thu hồ sơ cá nhân

bước 4

Bàn giao nhân sự 

Xác định nhu cầu nhân sự ngoài chương trình dựa trên các điều kiện sau:
  • Bộ phận Kinh doanh thông báo chương trình chuẩn bị thực hiện cho các Trưởng phòng.
  • Các Trưởng phòng đánh giá khối lượng công việc và số lượng nhân sự nội bộ không đủ thực hiện chương trình.

a

b

Bộ phận kinh doanh gửi email yêu cầu sử dụng thêm nhân sự bên ngoài cho Trưởng phòng chuyên môn

IV. Quy trình yêu cầu nhân sự ngoài

Trưởng phòng chuyên môn tiếp nhận yêu cầu và phản hồi thông tin nhân sự ngoài cho bộ phận Kinh doanh.

c

Phòng Nhân sự liên hệ nhân sự ngoài ký hợp đồng dịch vụ thu hồ sơ cá nhân và bàn giao cho nhân sự cho bộ phận kinh doanh tiếp nhận và bắt đầu phân bổ công việc thực hiện trong suốt quá trình triển khai chương trình.

e

Bộ phận kinh doanh xác nhận chốt nhân sự ngoài nào và phí dịch vụ đi kèm qua email.
Phòng kế toán xác nhận có đóng thuế thu nhập cá nhân hay không.

d

Thực hiện các bước trong quy trình yêu cầu nhân sự ngoài:
(Bấm để down file đính kèm Phiếu yêu cầu nhân sự có thuế TNCN)
(Bấm để down file đính kèm Phiếu yêu cầu nhân sự chưa thuế TNCN)

V. Quy định tạm ứng – quyết toán chi phí chương trình

03

Thời gian tạm ứng

Trước
Trước ngày diễn ra chương trình
ngày 

Trường hợp 1:

Chương trình tổ chức có nhân sự nội bộ hỗ trợ 
Phần tạm ứng - quyết toán sẽ do người nắm vai trò chính chạy chương trình thực hiện.

Trường hợp 2:

chương trình tổ chức không có nhân sự nội bộ, nhân sự ngoài phụ trách
Phần tạm ứng – quyết toán theo đúng quy trình của Phòng Kế toán

Thời hạn quyết toán chương trình

Nhân sự nội bộ

Trong vòng  
sau khi kết thúc chương trình

04-06

ngày 

Nhân sự ngoài

Trong vòng
sau khi kết thúc chương trình

03

ngày làm việc

Hồ sơ quyết toán gồm:

  • Form quyết toán
  • Các chứng từ hóa đơn (lưu ý gửi link tra cứu về email Phòng Kế toán:
ketoan@canhcung.com

thời gian thanh toán cho out source

Trường hợp đặc biệt có sự thỏa thuận thanh toán thời gian khác, thanh toán nhiều đợt, đặt cọc...
Vui lòng email trước cho phòng Tài Chính - Nhân sự để xác nhận.
(không tính Thứ 7, Chủ nhật, ngày Lễ/Tết) sau khi chương trình kết thúc đối với outsource chạy Onsite.
*Trong vòng 

20

ngày làm việc
(không tính Thứ 7, Chủ nhật, ngày Lễ/Tết) sau khi có kết quả thầu đối với outsource RnD & Thiết kế.
*Trong vòng 

15

ngày làm việc

VI. HIỆU LỰC

Quy định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 03 năm 2025 đồng thời thay thế tất cả các quy định trước đây liên quan đến quy trình sử dụng nhân sự ngoài.
Tùy theo tình hình thực tế mà BGĐ Công ty có quyền sửa đổi, bổ sung thêm nội dung ở bất cứ thời điểm nào.

Thanks for watching 

Sản phẩm này được CCG xây dựng theo chiến lược phát triển bền vững (ESG) và tiêu chuẩn sự kiện bền vững ISO20121.
This product was developed by CCG in accordance with ESG principles and the ISO 20121 sustainable event standard.