Hướng Dẫn Sử Dụng Planner

  • Tạo kế hoạch mới, phân công nhiệm vụ và chia sẻ tệp với người khác.
  • Tổ chức làm việc nhóm và cộng tác thực hiện các dự án theo cách đơn giản và trực quan.
  • Sắp xếp công việc trong nhóm, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm
  • Trò chuyện với người khác để đảm bảo mọi người có cùng quan điểm.
  • Theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm và nắm rõ công việc từ mọi nơi, trên mọi thiết bị.  
Ứng dụng Planner sử dụng trên PC, Mac hoặc thiết bị di động của chyms với công dụng:

Planner là gì?

Đăng nhập vào Microsoft Planner

http://office.com/signin
https://admin.microsoft.com

Truy cập vào 1 trong 2 địa chỉ bên dưới

Đăng nhập bằng tài khoản mail công ty cấp ............@canhcung.com

Trên trang chủ Microsoft 365, ở đầu cửa sổ trình duyệt hãy chọn 

Chọn ô Planner trong trình khởi chạy ứng dụng hoặc trên trang chủ.

Ở mục Apps chọn All Apps hoặc lăn chuột xuống mục Explore all your apps bạn sẽ tìm thấy Planner
sau đó chọn More apps / Các ứng dụng khác 
Nếu làm theo như trên mà không thấy Planner thì chọn
Lưu ý:

Những lưu ý trước khi tạo Planner

  • Bắt buộc tạo group của dự án đang thực hiện trên Teams trước rồi mới tạo Planner để dễ quản lý và tránh thất lạc file
  • Planner có add khách không được để file dự trù hay các thông tin liên quan đến chi phí nội bộ

Cách tạo Planner từ tài khoản Teams

Bước 2:

Chọn vào biểu tượng dấu + (được khoanh) -> sau đó chọn Tạo nhóm -> mở cửa sổ Tạo nhóm 

Bước 1:

Vào Teams chọn tab Groups/Nhóm (ô được khoanh như hình)

Bước 3:

Điền thông tin vào các mục Tên nhóm, Mô tả, Kênh -> chọn Loại nhóm (được khoanh bên dưới)

Bước 4:

Chọn loại nhóm của bạn là Riêng tư hay Công khai
đợi nhóm tạo 

Bước 5:

Nhấn vào nút tạo nhóm

Cách thêm Member/ thành viên và Guest/khách

Đối với việc thêm thành viên (là người thuộc tổ chức công ty có đuôi mail là @canhcung.com) chỉ cần điền tên mail hoặc tên để tìm trong danh sách gợi ý (như hình bên dưới).
Sau khi tìm thấy người muốn thêm vào nhóm thì bấm chọn tab tên người đó -> Sau khi chọn đủ các thành viên thì bấm nút thêm

Thêm Member/ thành viên

Khách là người không thuộc tổ chức công ty không có mail cty cấp. Khách có thể dùng bất kỳ địa chỉ email nào và tài khoản email của họ có thể là tài khoản công ty họ, cá nhân hoặc trường học.
Điền tên mail của khách vào -> chọn tab tên khách -> sau đó bấm nút thêm.

Thêm Guest/khách

Nếu vẫn còn muốn thêm thành viên thì có thể vào mục 3 chấm (như hình đã khoanh bên dưới) để Xem thêm tùy chọn -> trong danh sách sổ xuống chọn mục Thêm thành viên để mở cửa sổ Thêm thành viên (như bước 5) và làm lại các thao tác thêm thành viên và khách.
Sau khi tạo nhóm thành công sẽ xuất hiện cửa sổ Thêm thành viên vào nhóm (như hình bên dưới)

Bước 1:

Chọn vào dấu 
(như hình được khoanh bên dưới) để mở cửa sổ như hình -> chọn biểu tượng Planner có sẵn (khoanh tròn như hình) 
Nếu không thấy thì nhập từ khóa Planner trong khung tìm kiếm ứng dụng để tìm và chọn.

Tạo một Planner mới trong Group Teams

Bước 2:

Cửa sổ Planner được mở chọn Tạo kế hoạch mới (nếu chưa có kế hoạch nào) -> đặt tên tab trong phần Tên Tab ở mục Nhiệm vụ -> sau đó bấm Lưu
Chọn Sử dụng kế hoạch hiện có từ nhóm này (nếu đã có kế hoạch) -> trong mục danh sách sổ xuống của Kế hoạch hiện có chọn kế hoạch muốn sử dụng -> sau đó bấm Lưu
Để mở một plan/kế hoạch hiện có bạn vào các mục Favorite plans/ kế hoạch yêu thích, Recent plans/kế hoạch gần đây hoặc All plans/ Tất cả kế hoạch để tìm kiếm và bấm chọn vào kế hoạch mình muốn mở.

Mở một plan/kế hoạch hiện có

1. Chọn vào icon dấu cộng + New plan /Kế hoạch mới ở ngăn bên trái.
  • Khi bạn đặt một kế hoạch ở chế độ công khai hoặc riêng tư, bạn cũng đặt Nhóm Microsoft 365 ở chế độ công khai hoặc riêng tư.
Lưu ý:
2.3. Công khai kế hoạch chọn Public nếu bạn muốn toàn bộ thành viên trong tổ chức và trong kết quả tìm kiếm có thể nhìn thấy hoặc để chế độ riêng tư Private nếu bạn chỉ muốn những thành viên trong kế hoạch nhìn thấy.
2. Trong cửa sổ New plan/Kế hoạch mới:
3. Chọn Create để tạo kế hoạch 
2.1. Dòng 1 Enter plan title Nhập tên cho kế hoạch.
  • Planner hoạt động với các nhóm Office 365 nên, khi bạn tạo một kế hoạch mới trong Planner, thì một Nhóm Microsoft 365 mới cũng được tạo ra, với tên của nhóm mới giống như tên kế hoạch. 
  • Nhóm mới sẽ không được tạo khi bạn thêm kế hoạch mới vừa tạo vào một nhóm hiện có.
  • Planner sẽ tự động tạo 1 địa chỉ email cho kế hoạch của bạn. Địa chỉ email của kế hoạch mà Planner tạo ra sẽ chuyển đến Cuộc trò chuyện nhóm Outlook. Bạn có thể sử dụng địa chỉ này để thảo luận với tất cả các thành viên về kế hoạch.
Lưu ý:
2.2. Dòng 2 Add to existing group (optional) chọn liên kết để Thêm vào Nhóm Microsoft 365 hiện có hoặc bỏ qua liên kết nếu bạn muốn tạo nhóm mới cho kế hoạch này.

Tạo một kế hoạch mới trong Planner

Tạo một bucket mới

Chọn Thêm bộ chứa mới để tạo Bucket mới
Ở khung Tên bộ chứa bạn nhập tên cho bucket mới -> sau khi đặt tên xong nhấn enter là bucket mới đã được tạo.
Sau đó bạn có thể tạo task và bucket mới như các thao tác đã hướng dẫn

Các thao tác trong Planner

Các thao tác cài đặt trong Task/tác vụ

Bấm chọn vào task/tác vụ bạn muốn thao tác (cài đặt/chỉnh sửa) để mở của sổ làm việc như hình bên dưới

Cài đặt thời gian hoàn thành task

Ở mục Ngày bắt đầu (như hình bên dưới)
chọn ngày bạn muốn trong lịch sổ xuống
Ở mục Ngày đến hạn (như hình bên dưới)
chọn ngày bạn muốn trong lịch sổ xuống
Ở mục Lặp lại (như hình bên dưới)
chọn cách thức nhắc hẹn bạn muốn

Tạo một Task/ Tác vụ

1. Chọn vào khung + Thêm tác vụ như hình bên dưới
2. Đặt tên cho tác vụ ở mục Nhập tên tác vụ * (bắt buộc) bạn điền tên task vào
3. Sau khi đặt tên thì bấm vào nút Thêm tác vụ (như hình bên dưới)
4. Ở mục Đặt ngày đến hạn (như hình được khoanh bên dưới) chọn ngày bạn muốn trong lịch sổ xuống
5. Ở mục Giao (như hình được khoanh bên dưới) chọn người bạn muốn giao việc trong danh sách Đề xuất thành viên nhóm được sổ xuống.
Muốn thêm thành viên vào task vừa tạo thì chọn icon được khoanh như hình bên dưới
Nhập tên thành viên cần thêm vào khung tìm hoặc chọn ngay tab tên thành viên bên dưới phần Đề xuất
Chọn vào icon thêm người (được khoanh như hình) để mở khung làm việc như hình -> ở mục Nhập tên hoặc địa chỉ mail nhập tên thành viên muốn giao việc hoặc chọn nhanh tab tên bên dưới Đề xuất
Để xóa thành viên: bên dưới mục Đã giao có danh sách thành viên được giao việc, nhấn chọn icon dấu X nằm bên phải tab tên thành viên cần xóa.  

Thêm thành viên vào task

Thêm nhãn cho task

Bấm chọn vào icon nhãn và chọn nhãn bạn muốn

Chọn tiến độ cho task

Bấm mục Tiến độ để sổ xuống danh sách lựa chọn như hình bên dưới -> chọn loại tiến độ bạn muốn

Chọn mức độ cho task

Bấm mục Ưu tiên để sổ xuống danh sách lựa chọn như hình bên dưới -> chọn loại mức độ bạn muốn
Ở mục Ghi chú (như hình bên dưới)
Nhập nội dung bạn muốn như mô tả cho nhiệm vụ hoặc ghi chú ở mục này. 
Nếu muốn hiện ghi chú trên thẻ task thì chọn tick vào ô vuông Hiển thị trên thẻ

Miêu tả cho task

Ở mục Danh sách kiểm tra (như hình bên dưới) nhập nội dung công việc ở Thêm mục  -> sau khi nhập xong nhấn enter

Tạo danh sách công việc

Thêm công việc thì chọn Thêm mục -> thực hiện thao tác tương tự nhập nội dung công việc ở Thêm mục ->  sau khi nhập xong nhấn enter
Nếu muốn hiện danh sách trên thẻ task thì chọn tick vào ô vuông Hiển thị trên thẻ
Để chuyển mục công việc trong danh sách thành Task nhấn chọn Đặt làm tác vụ mới icon mũi tên nằm bên phải tab cần sửa
Để xóa mục công việc trong danh sách nhấn chọn icon thùng rác bên phải nằm bên phải tab cần xóa 
Ở mục Tệp đính kèm (như hình bên dưới) chọn nguồn để up tệp hoặc liên kết.

Đính kèm file hoặc liên kết link trên task

Từ các tệp nhóm

Sau khi chọn Từ các tệp nhóm sẽ mở cửa sổ Tài liệu (như hình bên dưới) bạn chỉ cần chọn thư mục hoặc tệp muốn up lên Task -> Sau đó bấm nút Lưu

Từ máy tính

Sau khi chọn Từ máy tính sẽ mở cửa sổ như hình bên dưới bạn chỉ cần chọn thư mục hoặc tệp muốn up lên Task -> Sau đó bấm nút Open

Liên kết đến URL

Sau khi chọn Liên kết đến URL sẽ mở cửa sổ Thêm liên kết (như hình bên dưới) bạn chỉ cần dán link vào khung https:// Thêm liên kết của bạn ở đây ở mục Địa chỉ 
Mục Văn bản để hiển thị bạn nhập tên muốn hiển thị thay thế cho địa chỉ links ở khung Đặt tên liên kết của bạn ở đây -> sau đó bấm nút Thêm
Ở mục Chú thích (như hình bên dưới) nhập nội dung thông điệp hay nội dung cần trao đổi tại khung bên dưới -> sau đó nhấn nút Gửi. Nội dung bình luận trao đổi của bạn và mọi người trong nhóm sẽ xuất hiện bên dưới có kèm thời gian gửi.

Bình luận & trao đổi ở mỗi Task

Mỗi tasks giới hạn số lượng file được up load tối đa 15 file tệp đính kèm.

Sao chép Planner

Bước 1: Trong Planner, tìm kế hoạch mà bạn muốn sao chép.
Bước 2: Ở đầu kế hoạch, chọn ba chấm (. . .) ở góc trên bên phải của kế hoạch, rồi chọn Copy Plan/ Sao chép kế hoạch 
Bước 4: Chọn nhóm để lưu kế hoạch muốn sao chép: ở mục Copy to Group/Sao chép vào -> chọn + New group để tạo nhóm mới hoặc chọn vào tab tên nhóm đã được bạn tạo trước đó hoặc tab nhóm nào bạn được mời làm thành viên.
Lưu ý: Để thuận tiện hơn các bạn nên tạo nhóm trước rồi mới copy plane và chọn nhóm đã tạo.
Bước 7: Sau khi mở cửa sổ Planner chọn tick vào mục Sử dụng kế hoạch hiện có từ nhóm này -> Chọn kế hoạch được copy mà bạn đặt tên ở Bước 3 Copy of Test Planner -> sau đó bấm nút Save/ Lưu
Bước 3: Sau khi cửa sổ Copy Plan được mở ở dòng test được bôi tím bạn đặt tên cho kế hoạch mới 
Ví dụ: đặt tên là Copy of Test Planner
Bước 5: Ở mục Include/Bao gồm tick chọn các tùy chọn để chọn mục bạn muốn sao chép cho từng tác vụ: Attachments/phần đính kèm, Priority/mức ưu tiên, Dates/ngày tháng, Description/mô tả, Checklist/danh sách kiểm tra, Labels/nhãn.  
Bước 6: Sau khi hoàn thành các bước nhấn nút Copy plan -> Sau đó vào Teams -> chọn Groups/ Nhóm -> tìm và chọn nhóm mà bạn đã chọn/tạo mới ở Bước 4 -> Chọn vào icon dấu cộng + (được khoanh như hình) -> Chọn vào icon Planner (được khoanh như hình)

Đặt nhóm Microsoft 365 ở chế độ công khai hoặc riêng tư

  • Khi bạn lần đầu tạo nhóm Microsoft 365 trong Outlook, theo mặc định, nhóm đó là Riêng tư.
  • Điều này có nghĩa là chỉ những thành viên được chấp thuận trong tổ chức của bạn mới có thể thấy những gì bên trong nhóm.
  • Bất kỳ ai khác trong tổ chức của bạn không được chấp thuận đều không thể thấy những gì có trong nhóm.
  • Tuy nhiên, bạn có thể chọn đặt nhóm thành Công khai để những người khác trong tổ chức của bạn có thể thấy bên trong nhóm.
2. Trên ribbon, chọn Home/ Trang chủ -> Group Settings/ Cài đặt nhóm -> Edit Group/Chỉnh sửa nhóm 
3. Trong mục Privacy/ Quyền riêng tư, chọn Public/ Công khai hoặc Private/Riêng tư.
1. Trong ngăn điều hướng bên trái, bên dưới Groups, hãy chọn nhóm của bạn.
4. Chọn OK.

Classic Outlook

1. Mở Outlook trên web.
Trong ngăn điều hướng, bên dưới Groups/Nhóm , hãy chọn nhóm của bạn.
3. sau đó chọn Edit group/ Chỉnh sửa nhóm để mở cửa sổ Edit group
2. Ở đầu trang, chọn Biểu tượng cài đặt
4. Trong mục Edit settings có mục Privacy/ Quyền riêng tư, hãy chọn Public/ Công khai hoặc or Private/Riêng tư để phù hợp với cài đặt bạn muốn.
5. Chọn Save/Lưu để thực hiện lựa chọn của bạn. Có thể mất vài phút để các thay đổi có hiệu lực.

Outlook on the web

Chủ nhóm (người tạo nhóm) được quyền mời khách vào nhóm.
Member/thành viên trong nhóm chỉ có quyền mời khách. Lời mời sẽ được gửi đến chủ nhóm để phê duyệt. Sau khi được chủ nhóm chấp thuận, khách sẽ được thêm vào thư mục và nhóm.

Những ai được quyền thêm khách vào nhóm Microsoft 365 Groups?

Quyền truy cập của khách trong Microsoft Planner

  • Quyền truy cập của khách trong Microsoft 365 Groups cho phép bạn và nhóm của bạn cộng tác với những người bên ngoài tổ chức công ty của bạn bằng cách cấp cho họ quyền truy cập, xem và tương tác với kế hoạch của bạn, tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm, tệp, lời mời lịch và sổ ghi chép nhóm.
  • Người dùng khách có thể tạo và xóa nhóm và tác vụ, chỉnh sửa trường tác vụ và chỉnh sửa tên kế hoạch.
  • Nếu bạn cấp cho người dùng khách các quyền bổ sung, họ cũng có thể đính kèm tệp hoặc liên kết đến tác vụ.
  • Người dùng khách cũng sẽ nhận được một số thông báo liên quan đến kế hoạch của bạn.
Lưu ý: Thông báo qua email của Planner về nhiệm vụ được giao không được hỗ trợ cho người dùng khách. Người dùng khách không nhận được email thông báo đã được giao nhiệm vụ.

Quyền truy cập của khách trong Microsoft Planner gồm những gì?

Bảng sau đây tóm tắt những việc khách có thể và không thể làm trong Microsoft 365 Groups

Create a group
Tạo một nhóm
Tính năng
Add/remove group members
Thêm/xóa thành viên nhóm
Delete a group
Xóa một nhóm
Join a group
Tham gia một nhóm
Start a conversation
Bắt đầu một cuộc trò chuyện
Reply to a conversation
Trả lời cuộc trò chuyện
Search for a conversation
Tìm kiếm một cuộc trò chuyện
Quyền của khách
KHÔNG
KHÔNG
KHÔNG
Có, theo lời mời
CÓ
CÓ
CÓ
KHÔNG
@mention a person in the group
@đề cập đến một người trong nhóm
KHÔNG
Pin/Favorite a group
Ghim/Yêu thích một nhóm
Delete a conversation
Xóa cuộc trò chuyện
CÓ
"Like" messages
Tin nhắn "Thích"
Manage meetings
Quản lý cuộc họp
KHÔNG
KHÔNG
KHÔNG
View group calendar
Xem lịch nhóm
Modify calendar events

Sửa đổi sự kiện lịch
KHÔNG
KHÔNG
Add a group calendar to a personal calendar
Thêm lịch nhóm vào lịch cá nhân
View and edit group files
Xem và chỉnh sửa các tập tin nhóm
Có, nếu được quản trị viên phê duyệt
Access the group OneNote notebook
Truy cập sổ tay nhóm OneNote
Có, truy cập từ email chào mừng
Browse groups
Duyệt nhóm
KHÔNG

Khách được mời sẽ nhận được email chào mừng từ nhóm

Nếu khách chưa có tài khoản khách với tổ chức, họ cần chấp nhận lời mời này để tạo một tài khoản.
Trong email chào mừng, bên dưới Read group files/Đọc tệp nhóm, hãy chọn liên kết Access files/Truy cập tệp và làm theo hướng dẫn để tạo tài khoản khách.
Khách có thể tìm hiểu thông tin cá nhân nào của họ được tổ chức lưu giữ và cách yêu cầu xóa toàn bộ hoặc một phần thông tin đó bằng cách chọn liên kết Tuyên bố quyền riêng tư của tổ chức Org Privacy Statement ở cuối email chào mừng mà họ nhận được.

Khách có thể kiểm tra và quản lý dữ liệu cá nhân của mình được tổ chức thu thập như thế nào?

Mọi tương tác của thành viên khách đều diễn ra thông qua hộp thư đến email của họ.
Họ không thể truy cập trang web nhóm nhưng có thể nhận lời mời lịch, tham gia vào các cuộc trò chuyện qua email.
Nếu quản trị viên đã bật cài đặt, khách có thể mở các tệp được chia sẻ bằng liên kết hoặc tệp đính kèm.
Tất cả các tin nhắn email nhóm và lời mời lịch mà khách nhận được sẽ bao gồm lời nhắc sử dụng Trả lời tất cả trong phản hồi cho nhóm, cùng với các liên kết để xem tệp nhóm View group files và Leave group rời khỏi nhóm.

Chủ nhóm thêm khách vào nhóm Microsoft 365 Groups

  • Bước 1: Chủ nhóm thêm khách vào nhóm hoặc khách được thành viên nhóm đề cử. Chủ nhóm chấp thuận bất kỳ người được đề cử nào.
  • Bước 2: Chủ nhóm được thông báo về nội dung và tài nguyên mà khách có thể truy cập trong nhóm.
  • Bước 3: Khi khách được mời tham gia nhóm, họ sẽ nhận được email chào mừng bao gồm một số thông tin về nhóm và những quyền khách được cấp phép sử dụng khi trở thành thành viên. Tin nhắn cũng bao gồm một tập hợp các liên kết để giúp họ bắt đầu và kết nối với các nguồn lực của nhóm như: tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm, nhận và trả lời lời mời trên lịch và truy cập các tệp của nhóm. 
  • Theo mặc định, khách được đăng ký vào nhóm và sẽ nhận được tất cả các cuộc trò chuyện và sự kiện nhóm trong hộp thư đến của họ. 
  • Khách không thể hủy đăng ký email nhóm khi họ là thành viên của nhóm.
  • Khách có thể rời khỏi nhóm bất kỳ lúc nào thông qua liên kết ở chân trang của tất cả email nhóm và lời mời trên lịch. 
Lưu ý: 

Khách có thể rời khỏi kế hoạch bất kỳ lúc nào bằng cách sử dụng liên kết ở cuối mỗi email và lời mời trên lịch.

Thành viên
Khách
Tính năng
Chủ nhóm
Tạo tasks và buckets
Chỉnh sửa các mục trong task
CÓ
CÓ
CÓ
CÓ
CÓ
CÓ
Đính kèm file hoặc liên kết link trên task
CÓ
Phải được chủ nhóm cấp quyền
CÓ
Xóa một kế hoạch riêng tư
CÓ
KHÔNG
KHÔNG
Tạo một kế hoạch
CÓ
CÓ
CÓ
Xóa một kế hoạch công khai
CÓ
KHÔNG
CÓ
Mời người dùng khách
CÓ
KHÔNG
Phải được chủ nhóm phê duyệt lời mời
Bình luận về một nhiệm vụ
CÓ
CÓ
CÓ
Tham gia các kế hoạch công khai
CÓ
KHÔNG
CÓ
Thêm thành viên vào một kế hoạch công khai
CÓ
KHÔNG
CÓ
Thêm thành viên vào một kế hoạch riêng tư
CÓ
KHÔNG
KHÔNG
Chỉnh sửa tên kế hoạch
CÓ
CÓ
CÓ
Chỉnh sửa cài đặt kế hoạch công khai
CÓ
KHÔNG
CÓ
Chỉnh sửa cài đặt kế hoạch riêng tư
CÓ
KHÔNG
KHÔNG
Xem kế hoạch công khai
CÓ
CÓ
CÓ

Bảng sau đây tóm tắt những việc mà chủ nhóm, thành viên kế hoạch và khách có thể và không thể làm.