Quy Trình Project

Quy Trình Phòng Dự Án 

5 Giai Đoạn Vận Hành

Quy trình chuẩn hóa từ lúc tiếp nhận đến hoàn tất chương trình

01

Tiếp nhận & Bàn giao

1.1. Sale gửi mail xin phân nhân sự.
1.2. Manager phân nhân sự.
1.3. Tạo không gian làm việc.
1.4. Họp Kick off nội bộ.
1.5. Giới thiệu nhân sự.

02

Chuẩn bị chương trình – FO

Với khách hàng & Front office (Sale/ Thu mua/ Thiết kế/ Ladipage)
2.1. Tạo Master file.
2.2. Thực hiện khảo sát.
2.3. Triển khai Thiết kế.
2.4. Triển khai Visual/ Clip.
2.5. Làm việc với Thu mua.
2.6. Ladipage (Nếu có dựa theo yêu cầu trên dự trù để triển khai).
2.7. File WIP (Woking in Process).
2.8. Họp triển khai trong lúc chuẩn bị chương trình.
2.9. Viết MC Script (toàn bộ session)
2.10. Booking dịch vụ.
2.11. Họp final trước chương trình.

03

Chuẩn bị chương trình – BO

Với Back-office (Kế toán/ Nhân sự/ Legal/ Hành chính).
3.1. Hợp đồng dịch vụ (Công ty có xuất VAT).
3.2. Hợp đồng cá nhân (với nhân sự cá nhân hoặc những supplier không xuất được hoá đơn).
3.3. Hợp đồng đối với Thiết kế/ Media Outsouce.
3.4. Giấy phép.
3.5. Đề xuất đi cọc.
3.6. Tạm ứng.
3.7. Đồ hành chính.

04

Onsite

4.1. Set Up.
4.2. Rehearsal.
4.3. Chuẩn Bị Đón Khách.
4.4. Điều Phối Chương Trình.

05

Sau chương trình

5.1. Gửi hình & Recap chương trình.
5.2. Quyết toán.
5.3. Xuất hóa đơn & thanh lý hợp đồng.
5.4. Trả đồ hành chính.
5.5. Gửi danh sách nhân sự.
5.6. Upload data chương trình.

GIAI ĐOẠN 1

Tiếp Nhận & Bàn Giao

Khởi động dự án với phân công rõ ràng và workspace đồng bộ.

Mô tả:

Sale gửi thông tin chương trình gồm:
- Số lượng khách
- Thời gian
- Địa điểm
- Proposal
- Dự trù chi phí

Phòng ban:

Sales

Hình thức:

Email

1.1. Sale gửi mail xin phân nhân sự

Số lượng khách, thời gian, địa điểm, proposal, dự trù chi phí

Mô tả:

Trưởng phòng check workload & tính chất/ khối lượng trong chương trình để phân nhân sự

Phòng ban:

Dự án, Thu mua.

Hình thức:

Phản hồi email của sale.

1.2. Manager phân nhân sự

Check workload, phân bổ team dự án, điều phối nhân sự phù hợp

1.3.1 - Tạo group nội bộ (Zalo)

Mô tả:
Sales tạo group Zalo nội bộ theo cú pháp:
NB | Tên chương trình - Thời gian

Phòng ban:

Sales

Hình thức:

Zalo

1.3.2 - Tạo group BTC 
(Zalo/ WhatsApp/ Line..)

Mô tả:
Sale tạo group theo cú pháp:
BTC | Tên chương trình - Thời gian

Phòng ban:

Sales

Hình thức:

Zalo

Hình minh hoạ:

1.3.3 - Tạo group mail chương trình

Hướng dẫn tạo group mail:
- Gửi request trên loop mail 2026
- Gửi IT: cuongnv@canhcung.com
- CC (Carbon Copy):
duan@canhcung.com
nhansu@canhcung.com
Nội dung mail gồm:
- Tên chương trình (VD: Novartis_Podcast 2025)
- Tên group mail (@canhcung.com)
- VD: Novartis_Podcast2025@canhcung.com
- Danh sách thành viên cần add vào group

Phòng ban:

Dự án

Hình thức:

Email

1.3. Tạo không gian làm việc

Group nội bộ, Group BTC, Group mail, folder lưu trữ Data chương trình

Mô tả:

Họp nội bộ để nhận bàn giao thông tin chương trình
Nội dung bàn giao:
- Khách hàng / Key person
- Concept / tagline
- Định hướng thiết kế KV/ Booth
- Venue / thời gian
- Hạng mục & chi phí
- Những thông tin khác nếu có

Phòng ban:

Sales - Dự án -Thu mua

Hình thức:

offline/ online (ưu tiên offline)

Biểu mẫu:

1.4. Check list Kick off

1.4. Họp Kick off nội bộ

Concept, Venue, Timeline, Hạng mục, Chi phí

Mô tả:

Sale giới thiệu team phụ trách trong group BTC

Phòng ban:

Sale, Dự án, Thu mua

Hình thức:

Zalo/ WhatsApp/ Line...

1.5. Giới thiệu nhân sự

Concept, Venue, Timeline, Hạng mục, Chi phí

GIAI ĐOẠN 2

Chuẩn bị chương trình - FO

Với khách hàng & Front office (Sale/ Thu mua/ Thiết kế/ Ladipage)

2.1. Tạo Master file

2.1.1 - Tạo file kế hoạch tổng
2.1.2 - Phối hợp với Thu mua làm Agenda
2.1.3 - Check Action Plan
2.1.4 - Recheck & Update thông tin liên tục

2.2. Thực hiện khảo sát

2.2.1 - Chuẩn bị khảo sát
2.2.2 - Thực hiện khảo sát
2.2.3 - Làm Sitecheck Report

2.3. Triển khai Thiết kế

2.3.1 - Triển khai Key Visual (KV)
2.3.2 - Triển khai Adaptation (sau khi final KV)
2.3.3 - Triển khai 3D (Nếu có)
2.3.4 - Triển khai In test & File sản xuất In test KV/ Booth/ Standee

2.4. Triển khai Visual/ Clip

2.4.1 - Nhận brief & lên Storyboard & Gửi khách duyệt
2.4.2 - Check nhân sự (Inhouse/ Outsource)
2.4.3 - Triển khai sản xuất
2.4.4 - Follow đến khi hoàn thành

2.5. Làm việc với Thu mua

2.5.1 - Thống nhất hạng mục & follow tiến độ
2.5.2 - Cung cấp thông tin venue
2.5.3 - Phối hợp thiết kế layout
2.5.4 - Quản lý sản xuất & Logistic
2.5.5 - Cung cấp thông tin nội bộ

2.6. Ladipage

Nếu có dựa theo yêu cầu trên dự trù để triển khai.
2.6.1 - Lên Brief theo Agenda
2.6.2 - Gửi mail cho Tài chính để check chi phí
2.6.3 - Follow đến khi hoàn thành

2.7. File WIP (Woking in Process)

- Sử dụng template từ Proposal
- File này dùng để họp chính với khách

2.8. Họp triển khai trong lúc chuẩn bị chương trình

2.8.1 - Họp với nội bộ
2.8.2 - Họp với khách

2.9. Viết MC Script (toàn bộ session)

2.9.1 - Gửi khách feedback & chỉnh sửa
2.9.2 - Họp với MC

2.10. Booking dịch vụ

2.10.1 - Booking Supplier
2.10.2 - Book nhân sự biểu diễn
2.10.3 - Book nhân sự Support

2.11. Họp final trước chương trình

2.11.1 - Họp final với khách Output: File WIP final
2.11.2 - Họp final với nội bộ
2.11.3 - Họp Final với Supplier/ Kỹ thuật/ Media (nếu cần)

Phòng ban:

Dự án - Thu mua

Hình thức:

GG sheet/ Excel

Biểu mẫu:

2.1. Template Masterfile

Mô tả hướng dẫn

2.1.1 - Tạo file kế hoạch tổng
Gồm các sheet:
- Action plan
- Key person
- Agenda tổng
- Rundown
- Sitecheck plan
- Agenda set up (bổ sung sau)
2.1.2 - Phối hợp với Thu mua làm Agenda:
- Lịch bay
- Lịch xe đưa đón đoàn
- Nhà hàng/ điẻm tham quan
- Thời gian check in khách sạn
2.1.3 - Check Action Plan
Gửi Sale & Thu mua rà soát hạng mục & timeline trên Action plan
2.1.4 - Recheck & Update thông tin liên tục

2.1. Tạo Master file

2.2.1.1 - Chốt lịch và thành phần khảo sát:

- Chốt ngày & các thành phấn tham gia khảo sát (Khách + Nội bộ + Venue/ Supplier)
- Liên hệ supplier đi khảo sát cùng nếu cần (Production / ATAS / LED - tùy case)
Phòng ban: Sale - Dự án - Thu mua

2.2.1 - Chuẩn bị khảo sát:

2.2.1.2 - Tạo Sitecheck plan:

- Dựa theo agenda tổng của chương trình để triển khai Sitecheck Plan
- Chuẩn bị phương án khảo sát dự phòng liền kề nếu plan chính không khả thi
- Mang dụng cụ đo (thước dây, laser)
- Thống nhất timeline để Thu mua đặt lịch (resort, nhà hàng, test food) & book di chuyển/lưu trú
Phòng ban: Dự án - Thu mua
Hình thức: GG sheet/ Excel
Biểu mẫu: 2.1. Template Masterfile

2.2.3 - Làm Sitecheck Report:

- Tổng hợp file từ Dự án & Thu mua
- Gửi khách đề xuất sau khảo sát (kích thước/chiều cao sản xuất)
- Lưu report + hình ảnh/video lên folder chương trình (GG Drive)
Phòng ban: Dự án - Thu mua
Hình thức: PPT (PowerPoint)
File mẫu: 3.1.3. File mẫu khảo sát

2.2.2 - Thực hiện khảo sát:

2.2.2.1 - Tổng quan & Timeline di chuyển:

- Lộ trình giữa các điểm (thời gian, phương tiện)
- Khoảng cách & rủi ro trễ giờ
- Điểm dừng/đón/trả & Trạm dừng chân

2.2.2.2 - Khách sạn lưu trú:

2.2.2.2.1 - Sảnh lễ tân
- Sức chứa đoàn / giờ cao điểm
- Khu check-in riêng / khu để hành lý
- Quy trình check-in (chia line/ phát key trước/ delay…)
- Di chuyển lên phòng (thang máy/xe điện - số lượng, tải)
- Điểm đón/trả xe lớn (mức độ thuận tiện)
2.2.2.2.2 - Guest Flow
- Lộ trình:
+ lễ tân → phòng
+ phòng → Nhà hàng ăn sáng
+ phòng → Ballroom/ Outdoor
- Thời gian di chuyển thực tế
- Có cần signboard/ phân luồng không
2.2.2.2.3 - Nhà hàng ăn sáng
- Vị trí/ lối di chuyển
- Thời gian mở/ đóng quầy
- Sức chứa giờ cao điểm
- Có cần chia ca không
2.2.2.2.4 - Ballroom/ Outdoor
- Vị trí/ lối di chuyển
- Có bị ảnh hưởng bởi khách lẻ không
2.2.2.2.5 - Phòng ở
- Loại phòng/ Tình trạng thực tế
- Khoảng cách tới lễ tân/ khu event
2.2.2.2.6 - Branding (Banner Welcome/ Standee dọc)
- Vị trí đặt (sảnh/ lối vào)
- Kích thước/ quy cách treo Banner Welcome

2.2.2.3 - Ballroom/ Foyer:

- Kích thước/chiều cao (trần, sân khấu, khu vực chính)
- Layout khả thi (stage, booth, photobooth…)
- Vị trí điện / khu vực AV
- Lối vào/ ra hàng & vận chuyển
- Hạn chế của venue (âm thanh, giờ set up/ treo truss/ cột/ đèn trần/ cửa exit…)
Lưu ý:
- Chụp ảnh/video đầy đủ + phương án backup
- Đo kích thước chính xác (KHÔNG làm tròn số)
- Kiểm tra thực tế lối vận chuyển & set up (lối đi, thang, cửa…)

2.2.2.4 - Outdoor (Bãi biển/ Bãi cỏ..):

- Sức chứa / mặt bằng thực tế
- Vị trí set-up (stage / game / booth)
- Vị trí tủ điện / nước / thoát nước
- Phương án thời tiết (mưa/ gió/ nắng)

2.2.2.5 - Nhà hàng/ Testfood:

- Sức chứa đoàn/ Layout
- Chất lượng món ăn
- Bãi đỗ xe/ WC
- Gói Decor/ Kỹ thuật khác

2.2.2.6 - Điểm tham quan (nếu có):

- Khoảng cách & thời gian di chuyển
- Sức chứa/ giờ mở cửa
- Giá vé/ Quy định
- Bãi đỗ xe/ WC

2.2.3 - Làm Sitecheck Report:

2.2. Thực hiện khảo sát

2.3.1 - Triển khai Key Visual (KV)

2.3.1.2 - BRIEF KV (nếu chưa có)

2.3.1.2.1 - Tạo định hướng thiết kế (Design Direction) → gửi khách duyệt
- Reference
- Mood & tone
- Style
2.3.1.2.2 - Làm brief chi tiết → gửi thiết kế
- Concept/ Tagline/ Tên ctr
- Style/ Mood & tone
- Tone màu
- Key elements
- Reference

2.3.1.1 - Tiếp nhận & xác định trạng thái KV

2.3.1.1.1 - KV đã có chưa?
Case 1: Chưa có → làm KV từ đầu
Case 2: Đang làm → follow tiếp
Case 3: Đã final → chuyển adaptation / 3D
2.3.1.1.2 - KV có bao nhiêu loại?
KV chính (toàn chương trình)
KV riêng cho từng session (nếu có)
2.3.1.1.3 - Chọn hướng triển khai
- Hướng A: Chờ KV → rồi mới làm adaptation/ 3D
- Hướng B: KV và 3D không liên quan → Triển khai đồng thời
Output: Timeline triển khai (cái nào trước / song song) trên Action plan

Output bước này:

- Danh sách KV cần làm (main + session)
- Danh sách hạng mục cần thiết kế
Quyết định dựa trên:
- Deadline (gấp / không)
- Workload
- Độ phức tạp

2.3.1.3 - Check nhân sự (Inhouse/ Outsource)

2.3.1.3.1 - Case 1: Thiết kế Inhousse
Gửi mail cho Bố An (anlm@canhcung.com) nhờ phân nhân sự
CC:
- phòng Thiết Kế (thietke@canhcung.com)
- group mail chương trình
Tiêu đề mail:
[NB/ Tên chương trình / Ngày chương trình] – HẠNG MỤC THIẾT KẾ 2D (hoặc 3D)
Nội dung mail gồm:
- Tên chương trình + ngày tháng + địa điểm
- File Brief
- File logo/ source từ khách (nếu có)
Lưu ý:
- Tách 2 loop mail riêng cho 2D và 3D
- Deadline nội bộ luôn sớm hơn 1–2 ngày
- Add Thiết kế chính và Trưởng phòng thiết kế vào group nội bộ & group khách để follow up các hạng mục.
Phòng ban: Thiết kế
Hình thức: Email

2.3.1.3.2 - Case 2: Thiết kế Outsource:
- Dự án check timeline + chi phí
- Sale confirm chi phí mới triển khai
Lưu ý: (chi tiết tại mục ...)
- Có mail xác nhận + Phiếu đề xuất outsource
- Làm hợp đồng nếu trên 03 triệu

Hình minh hoạ:

2.3.1.4 - Triển khai KV

2.3.1.4.1 - Nếu là TK Inhouse
- Sau khi có KV ver 1, Thiết kế gửi Dự án để review/điều chỉnh (đảm bảo đúng brief trên 80%)
→ Dự án gửi khách và giới thiệu nhân sự Thiết kế
→ Thiết kế làm việc trực tiếp với khách đến khi chốt KV.
2.3.1.4.1 - Nếu là TK Outsource
- Dự án làm việc trực tiếp với khách
- Final KV xong → mới chuyển bước tiếp (adapt/ 3D)

2.3. Triển khai thiết kế

2.3. Triển khai thiết kế

2.3.2.1 - Làm file brief adaptation

Gồm có:
- Adapt Logistic
- Adapt POSM
- Adapt Bộ KV theo led
- Adapt Bộ KV online (16x9)
Biểu mẫu: 2.3.2_Template Adaptation
Hình thức: File PPT

2.3.2.1.1 - Nếu là thiết kế Inhouse

- Nếu chưa gửi mail → gửi mail xin nhân sự
- Nếu đã có loop mail trước → gửi brief & check timeline
- Tổng hợp thiết kế gửi khách duyệt
- Output: File PPT tổng hợp design

2.3.2.1.2 - Nếu là thiết kế Outsource

- Gửi brief & check timeline
- Tổng hợp thiết kế gửi khách duyệt
- Output: File PPT tổng hợp design

2.3.2.1.3 - Thu mua brief các hạng mục sản xuất
(cúp, áo, nón, cờ...).

SOW: http://tiny.cc/SOWBRIEFDESIGN
Thu mua tạo email riêng, CC Dự án để cùng nắm thông tin.

2.3.2 - Triển khai Adaptation (sau khi final KV)

2.3.3 - Triển khai 3D (Nếu có)

2.3. Triển khai thiết kế

Case 1: 3D phụ thuộc KV -> Làm sau khi final KV
Case 2: 3D độc lập -> Làm ngay từ đầu (song song với KV)

Hình thức: 

File PPT

2.3.3.1 - Làm file Brief 3D

Gồm có:
- Photobooth
- Sân khấu
- Layout 3D
- Cổng...

Output:

- File tổng hợp thiết kế 3D → gửi khách duyệt
- File DIM kích thước & vật liệu → check giá
- File in test & File sản xuất

Lưu ý:

- Brief đi kèm kích thước & tình trạng/ hình ảnh thực tế sau khi sitecheck
- Brief trong nhà hay ngoài trời

2.3.4 - Triển khai In test & File sản xuất
In test KV/ Booth/ Standee

2.3.4.1 - Gửi in test:

- In test chất liệu Hiflex/ PP/ Decal
(tuỳ theo các hạng mục sản xuất có trong chương trình và chọn sup nào sản xuất)
- Mức độ: Gốc - Sáng - Đậm

2.3.4.1.1 - Anh Tuân sản xuất: Gửi mail cho Thiết kế in test
2.3.4.1.2 - Supplier sản xuất: Gửi mail cho Thiết kế báo xuất file in test

2.3.4.2 - Chọn màu in:

- Nhận file in test & check trước
- Gửi khách chọn + ký xác nhận
- Báo lại thiết kế/ Supplier

2.3.4.3 - Xuất file sản xuất:

Báo TK xuất file sản xuất (POSM & 3D)

2.3.4.3.1 - Anh Tuân sản xuất: 

Gửi mail Thiết kế màu khách chọn & báo thiết kế gửi sản xuất, kèm thông tin:
- Người nhận
- Địa chỉ nhận
- Ngày giờ nhận thành phẩm
Output: File PPT tổng hợp hạng mục sản xuất

2.3.4.3.2 - Supplier sản xuất:

Dùng trên file đã xuất trước đó
Output: File PPT tổng hợp hạng mục sản xuất

2.3.4.3.3 - Logistic sản xuất:

Báo thiết kế xuất file gửi Thu mua
Output: File PPT tổng hợp hạng mục sản xuất

2.3. Triển khai thiết kế

2.4.1 - Nhận brief & lên Storyboard & Gửi khách duyệt

Mô tả hướng dẫn:
- Nhận yêu cầu từ khách
- Dự án lên storyboard theo concept/ Flow nội dung/ Brief Lazer...
Lưu ý note kích thước led & pixel:
- Cách tính pixel: kích thước led x 256.
VD: 12mW x 3mH => 3072 x 768
- Màn chiếu/ TV: đều cùng tỉ lệ 16x9 -> Full HD: 1920 x 1080
Hình thức: File PPT hoặc Excel
Biểu mẫu: 1 số mẫu Storyboard

2.4.3 - Triển khai sản xuất

- Media làm theo storyboard đã duyệt
- Nhận version 1 & tổng hợp feedback (nội bộ + khách) gửi media chỉnh sửa

2.4.4 - Follow đến khi hoàn thành

Lặp lại vòng: Nhận file → Gom feedback → Gửi lại Media → Final
Output:
- File final
- Format đúng yêu cầu

2.4. Triển khai Visual/ Clip

2.4.2 - Check nhân sự (Inhouse/ Outsource)

Quyết định dựa trên
- Độ khó nội dung (3D/ lazer/ animation..)
- Timeline/ Workload team
2.4.2.1 - Nếu Media Inhouse:
Gửi mail cho Bố An (anlm@canhcung.com) nhờ phân nhân sự
CC
- phòng TK (thietke@canhcung.com)
- group mail chương trình
TIÊU ĐỀ MAIL:
[NB/ Tên chương trình/ Ngày chương trình] – HẠNG MỤC VISUAL
Nội dung gồm:
- Tên + ngày tháng địa điểm
- File Brief
- File logo/ source từ khách (nếu có)
- File KV (nếu có)
Output: add Media + Bố An vào group nội bộ & group khách để follow feedback
2.4.2.2 - Nếu Media Outsource:
- Check chi phí & timeline
- Nếu phát sinh chi phí so với dự trù phải có Sale confirm
Lưu ý: (chi tiết tại mục ...)
- Có mail xác nhận + Phiếu đề xuất outsource
- Làm hợp đồng nếu trên 3 triệu

2.5.1 - Thống nhất hạng mục & follow tiến độ

- Họp với Thu mua để recheck hạng mục & phân công task
- Check list hạng mục trên Master file để update tiến độ

2.5.3 - Phối hợp thiết kế layout

- Layout bàn 2D: Thu mua nhận brief từ Dự án, làm việc với venue để lên phương án khả thi.
- Dự án note các khu vực setup theo yêu cầu → gửi Thu mua recheck lại với venue.

2.5.4 - Quản lý sản xuất & Logistic

- Recheck kích thước & quy cách in ấn với hạng mục sản xuất logistic (thư mời, khung ảnh...)
- Nhờ Thu mua check những vật dụng cần mua hoặc thuê (trang phục/ phụ kiện/ bàn/ ghế/ sofa/ cây...)

2.5. Làm việc với Thu mua

2.5.2 - Cung cấp thông tin venue

- Layout Ballroom & Foyer/ Bản đồ của Resort
- Thời gian set up/ Phương án back up/ Quy trình vào đồ
- Vị trí/ kích thước/ quy cách treo Banner Welcome
- Vị trí nguồn điện/nước
- Các yêu cầu kỹ thuật khác: Sân khấu, ATAS, Led của sảnh...
- Hiệu ứng được sử dụng trong Sảnh/ ngoài trời (pháo điện/ pháo CO2/ pháo màu/ confetti..)
- Mượn vật dụng: Bàn IBM, bàn cocktail, signboard...

2.5.5 - Cung cấp thông tin nội bộ

Dự án cung cấp thông tin di chuyển & số lượng nhân sự để Thu mua thực hiện booking (lưu trú, di chuyển, ăn uống).

2.6.1 - Lên Brief theo Agenda

- Làm file brief dựa theo Agenda/KV và những yêu cầu đặc biệt khác của khách.
- Gửi brief & check workload của chị Bích.

2.6.3 - Follow đến khi hoàn thành

Nhận link Ladipage gửi khách, tổng hợp feedback & gửi chị Bích chỉnh sửa đến khi hoàn thành.

2.6. Ladipage(Nếu có)

2.6.2 - Gửi mail cho Tài chính để check chi phí

Tiêu đề: [NB/ Tên ctr/ Thời gian] HẠNG MỤC LANDING PAGE
To: Phongtaichinh@canhcung.com
(Dear chế Lucia, Ngọc sẽ đại diện chế phản hồi)
CC:
- bichhtn@canhcung.com
- Sale chương trình
- trangnnt@canhcung.com
Dựa theo yêu cầu trên dự trù để triển khai
- Sử dụng template từ Proposal.
- File này dùng để họp chính với khách.
Mô tả:
Tổng hợp file từ Dự án & Thu mua, gồm toàn bộ hạng mục đề xuất/ đang triển khai/ đã confirm:
- Concept/ KV
- Sitecheck report
- Tổng hợp thiết kế
- Flow chương trình/ kỹ thuật
- Hạng mục Logistic: Lưu trú/ Ăn uống/ Di chuyển/ Tham quan
Hình thức: PPT

2.7. File WIP(Woking in Process)

2.8. Họp triển khai trong lúc chuẩn bị chương trình

2.8.1 - Họp với nội bộ:

- Recheck & thống nhất hạng mục.
- Follow up tiến độ.
- Update chi phí/ phát sinh với sales.

2.8.2 - Họp với khách:

- Update thông tin & tiến độ với khách.
- Get confirm từ khách.
- Họp dựa trên file WIP & Master file.

2.9. Viết MC Script (toàn bộ session)

2.9.1 - Gửi khách feedback & chỉnh sửa:

2.9.2 - Họp với MC:

2.10. Booking dịch vụ

2.10.1 - Booking Supplier

(Production, Led, ATAS, Hiệu ứng, Media, Booth phiên dịch...)
- Deal chi phí ở mức tối ưu
- Update với sale nếu vượt ngoài dự trù

2.10.1.1 Gửi request cho sup và lấy báo giá

2.10.1.2 Chốt báo giá, lên hợp đồng & đi cọc

(nếu yêu cầu cọc)

2.10.1.3 Gửi file PPT tổng hợp hạng mục sản xuất

- Số lượng & quy cách sản xuất
- In test (như mục 2.6)

2.10.1.4 Gửi sup form đăng ký nhân sự, thiết bị

- Yêu cầu trang phục đối với supplier

2.10.2 - Book nhân sự biểu diễn

(MC, band, trainer, biên đạo, dancer, PG/PB, DJ show, Voice Talent)

2.10.2.1 - Gửi profile/ voice để khách chọn/ duyệt
2.10.2.2 - Gửi duyệt trang phục
2.10.2.3 - Gửi nội dung

- Band/ DJ: gửi list nhạc
- Trainer/ Biên đạo: gửi bài demo

2.10.3 - Book nhân sự Support

(HDV, Chỉnh nhạc, VJ, Supporter)

2.10.3.2 Làm hợp đồng cá nhân 

2.10.3.1 Đối với Hướng dẫn viên

- Yêu cầu gửi CCCD 2 mặt + thẻ hướng dẫn viên.
- Làm Hợp đồng HDV & Lệnh điều tour (đối với chương trình Tour).
- Đóng mộc Hợp đồng & Lệnh điều tour.
- Nếu chi phí trên 3 triệu.

2.11. Họp final trước chương trình

2.11.2 - Họp final với nội bộ

- Nội bộ onsite/ Hướng dẫn viên

Mô tả:

- Brief lại toàn bộ nội dung chương trình cho các nhân sự nắm.
- Phân công các công việc khi onsite cho nhân sự trong chương trình.

2.11.1 Họp final với khách

Output: File WIP final

Output:

+ Master file + WIP
+ Brief nội dung hướng dẫn cho HDV
+ Luật game cho trạm trưởng/ trọng tài

2.11.3 - Họp Final với Supplier/ Kỹ thuật/ Media

(nếu cần)

GIAI ĐOẠN 3

Chuẩn bị chương trình - BO

Với Back-office (Kế toán/ Nhân sự/ Legal/ Hành chính)

3.2. Hợp đồng cá nhân

3.2.1 - Draft hợp đồng
3.2.2 - Gửi HR review hợp đồng
3.2.3 - Hợp đồng bản cứng

3.3. Hợp đồng đối với Thiết kế/ Media Outsouce

3.3.1 - Gửi mail thông tin cho Trưởng phòng thiết kế & Sales confirm
3.3.2 - Nội bộ xác nhận
3.3.3 - Final thiết kế

3.4. Giấy phép

3.6. Tạm ứng

3.6.1 - File tạm ứng
3.6.2 - Gửi tạm ứng

3.7. Đồ hành chính

3.7.1 - Form yêu cầu đồ hành chính
3.7.2 - Gửi mail hành chính
3.7.3 - Nhận bàn giao & kiểm tra

3.5. Đề xuất đi cọc

3.1. Hợp đồng dịch vụ

(Công ty có xuất VAT)
3.1.1 - Bản Draft hợp đồng
3.1.2 - Gửi LEGAL review hợp đồng
3.1.3 - Hợp đồng bản cứng

Phòng ban:

Legal

Hình thức:

Email

3.1.1. Bản Draft hợp đồng

- Cung cấp thông tin Cánh Cung cho supplier
- Yêu cầu sup gửi lại hợp đồng theo mẫu của họ

3.1. Hợp đồng dịch vụ 

(Công ty có xuất VAT)

3.1.2. Gửi LEGAL review hợp đồng

Mail: legal@canhcung.com
CC:
- ketoan@canhcung.com
- trangnnt@canhcung.com
- group mail chương trình

3.1.3. Hợp đồng bản cứng

- Gửi lại sup hợp đồng đã đc review.
- Báo sup in 2 bản + ký tên + đóng mộc gửi về cho phòng Kế toán trước.

Lưu ý - Xác minh thông tin Sup:

- Sup lần đầu hợp tác/ lâu chưa làm lại/ từng có hóa đơn không hợp lệ: cần gửi MST & hóa đơn mẫu để Kế toán kiểm tra.
- Chỉ chốt booking khi đã được kế toán xác nhận OK.

Phòng ban:

Nhân sự

Hình thức:

Email

3.2.1. Draft hợp đồng

- Cung cấp thông tin cá nhân kèm hình CCCD 2 mặt để lên hợp đồng CTV

3.2. Hợp đồng cá nhân

(với nhân sự cá nhân hoặc những supplier không xuất được hoá đơn)

3.2.2. Gửi HR review hợp đồng

Mail: nhansu@canhcung.com
CC:
- ketoan@canhcung.com
- trangnnt@canhcung.com
- Group mail chương trình

3.2.3 - Hợp đồng bản cứng

- Gửi lại nhân sự hợp đồng đã đc review.
- Báo nhân sự in 3 bản + ký tên gửi về cho phòng Kế toán trước.

Hình minh hoạ:

Phòng ban:

Thiết kế - Nhân sự

Hình thức:

Email

3.3.1 - Gửi mail thông tin cho Trưởng phòng TK & Sale confirm

Gửi mail cho:
- anlm@canhcung.com
- nhansu@canhcung.com
- Sales
CC: 
- ketoan@canhcung.com
- trangnnt@canhcung.com
Tiêu đề mail:
[NB/Tên ctr/Ngày ctr] MAIL YÊU CẦU NHÂN SỰ OUTSOURCE THIẾT KẾ (HOẶC VISUAL)
Đính kèm Phiếu đề xuất outsource:
- Thông tin outsource
- Timeline + workload công việc
- Chi phí trên 3 triệu: HR sẽ lên HĐCN
- Hình CCCD 2 mặt
Thời gian thanh toán: 20 ngày làm việc (không tính Thứ 7, Chủ nhật) sau ngày kết thúc chương trình.

3.3. Hợp đồng đối với Thiết kế/ Media Outsouce

3.3.2. Nội bộ xác nhận

- Sale confirm chi phí
- Bố An xác nhận thông tin

3.3.3. Final thiết kế

Gửi lại working file cho Bố An xác nhận để kế toán thanh toán

Biểu mẫu:

Mẫu Phiếu yêu cầu nhân sự

Phòng ban:

Legal

Hình thức:

Email

Các trường hợp cần xin giấy phép:

- Nội dung đặc thù: đa cấp, yếu tố nước ngoài (diễn giả/ khách mời).
- Biểu diễn sân khấu: hát, múa, thời trang, KOL…
- Địa điểm công cộng/ngoài venue: biển, công viên, quảng trường…
- Thi công & vận hành ảnh hưởng chung: sân khấu, âm thanh lớn, branding.
- Ghi hình & quảng bá: quay phim, livestream, roadshow.
- Yếu tố kỹ thuật/đặc biệt: flycam, hoạt động quy mô lớn/có rủi ro.

3.4. Giấy phép

Phòng ban:

Kế toán

Hình thức:

Email

Hướng dẫn:

Gửi mail đề xuất đi cọc cho ketoan@canhcung.com
CC:
- Sales (để confirm)
- trangnnt@canhcung.com
Tiêu đề:
[NB/ Tên ctr/ Ngày chương trình] - ĐỀ XUẤT ĐI CỌC
Nội dung gồm:
- Tổng chi phí
- Số tiền đi cọc
- Hạn đi cọc
- Thông tin chuyển khoản:
- Đối với hợp đồng cty: Số tài khoản công ty
- Đối với cá nhân: Số tài khoản cá nhân

3.5. Đề xuất đi cọc

Lưu ý:

- CÓ HỢP ĐỒNG VỚI SUP/ CÁ NHÂN
(tối thiểu là bản scan đã ký tên & đóng mộc)
- Gửi trước 3 ngày làm việc
- Tránh đầu tháng/ đầu tuần/ đầu ngày
(đối với những case gấp quá thì nhắn trước với kế toán để hỏi thăm nhờ vả :v)

Biểu mẫu: Template Tạm ứng/ Quyết toán

Phòng ban:

Kế toán

3.6.1 - File tạm ứng

- Tổng hợp chi phí dự kiến toàn bộ hạng mục để Kế toán nắm thông tin (supplier, cọc, thanh toán…).
- Đính kèm báo giá từ supplier khi làm tạm ứng.

3.6.Tạm ứng

3.6.2 - Gửi tạm ứng

-  Gửi trên App Tạm ứng - Quyết toán.
- Thời hạn: trước 3 ngày diễn ra (trễ nhất 1 ngày).

Hình thức: App Tạm ứng - Quyết toán

Phòng ban:

Hành chính kho

Hình thức:

Email

3.7.1 - Form yêu cầu đồ hành chính

- Check list order đồ hành chính.
- Dự án tạo form, Thu mua bổ sung hạng mục cần order.

3.7. Đồ hành chính

3.7.2 - Gửi mail cho Hành chính

Gửi mail: hanhchinh@canhcung.com (chú Nguyên)
CC: nhân sự trong chương trình

3.7.3 - Nhận bàn giao & kiểm tra

Nhận bàn giao & kiểm tra (số lượng & chất lượng) đồ hành chính từ chú Nguyên

GIAI ĐOẠN 4

ONSITE

4.1 - SET UP

4.2 - REHEARSAL

4.3 - CHUẨN BỊ ĐÓN KHÁCH

4.4 - ĐIỀU PHỐI CHƯƠNG TRÌNH

GIAI ĐOẠN 5

Sau chương trình

5.1. Gửi hình & Recap chương trình

5.1.1 - Check timeline media trả hình & recap
5.1.2 - Recheck hình & recap trước khi gửi khách
5.1.3 - Nhận feedback & điều chỉnh recap đến khi final

5.2. Quyết toán

5.2.1 - File quyết toán
5.2.2 - Gửi quyết toán

5.3. Xuất hóa đơn & Thanh lý hợp đồng

5.3.1 - Hoá đơn VAT
5.3.2 - Thanh lý

5.4. Trả đồ hành chính

5.5. Gửi danh sách nhân sự

5.5.1 - Tạo file DSNS
5.5.2 - Gửi mail Nhân sự & sale confirm

5.6. Upload data chương trình

1. Chi phí
2. Design
3. WIP
4. Master file
5. Visual clip
6. Site check report (nếu có)
7. Recap (nếu có)
8. Report sau chương trình
9. Mini Game (nếu có)
10. Landing Page - File PDF (nếu có)

- Gửi khách
- Gửi văn hoá Cánh Cung

5.1.1 - Check timeline media trả hình & recap
5.1.2 - Recheck hình & recap trước khi gửi khách
5.1.3 - Nhận feedback & điều chỉnh recap đến khi final

5.1. Gửi hình & Recap chương trình

Phòng ban:

Kế toán

5.2.1 - File quyết toán

- Tổng hợp chi phí THỰC TẾ toàn bộ hạng mục để thanh toán.
- Đính kèm báo giá Final từ supplier.

5.2. Quyết toán

5.2.2 - Gửi quyết toán

- Gửi trên App Tạm ứng - Quyết toán.
- Thời hạn: 4 ngày sau khi kết thúc chương trình.

Hình thức: App Tạm ứng - Quyết toán

Biểu mẫu: Template Tạm ứng/ Quyết toán

Phòng ban:

Kế toán

5.3.1 - Hoá đơn VAT

- Sup gửi chi phí final (có/không phát sinh).
- Yêu cầu xuất hoá đơn nháp và kiểm tra nội dung theo cú pháp.
- HĐ Nháp OK → xuất hoá đơn gửi mail Dự án → Dự án forward cho Kế toán.

5.3. Xuất hóa đơn & Thanh lý hợp đồng

5.3.2 - Thanh lý

- Yêu cầu sup lập thanh lý theo chi phí final.
- Dự án kiểm tra nội dung & số tiền → OK thì báo sup gửi bản cứng (ký tên, đóng mộc) về cho Kế toán.

Phòng ban:

Hành chính kho

Mô tả:

- Bàn giao lại đồ cho chú Nguyên
- Ký xác nhân

5.4. Trả đồ hành chính

Hình thức:

Trực tiếp

Phòng ban:

Nhân sự

Hình thức:

Email

5.5.1. Tạo file danh sách nhân sự

- Tổng hợp nhân sự Onsite/ HDV/ Support
- Gửi kèm thông tin thanh toán đối với nhân sự ngoài
- Gửi thông tin thanh toán & CCCD của HDV đại diện làm hơp đồng (trên 3 triệu)

5.5. Gửi danh sách nhân sự

5.5.2. Gửi mail Nhân sự & sale confirm

Gửi mail cho:
- nhansu@canhcung.com
- Sales
CC:
- trangnnt@canhcung.com
- ketoan@canhcung.com
Tiêu đề:
[NB/ Tên ctr/ Ngày chương trình] DANH SÁCH NHÂN SỰ

Biểu mẫu: Template Tạm ứng/ Quyết toán

Phòng ban:

Dự án

Hình thức:

GG Drive

5.6.1. Chi phí:

File Quyết toán final

5.6.2. Design:

- KV (file hình & file Thiết kế)
- Logo, guideline, font (nếu có)
- Thiết kế 3D/ File sản xuất booth, cover led/ các game
- Các thiết kế nào thấy lạ để lưu trữ dùng ref đc cho những chương trình sau (nếu có)

5.6.3. WIP (Woking in Process)

- WIP full & final sau chương trình
- Tổng hợp thiết kế (nếu không có trong file WIP)

5.6.4. Master file

- Master file (excel)
- MC Script
- Các form nào khác trong chương trình nếu có, không cần up file hành chính, danh sách nhân sự.

5.6.5. Visual/ Clip

- Storyboard/ Visual final
- Các file trình chiếu led (bao gồm các slide của khách, bác sĩ, size 16x9 và led nếu có)

5.6.6. Sitecheck Report (nếu có)

- Site check report
- Layout venue

5.6.7. Recap

Chương trình nào không làm thì thôi.

5.6.8. Report sau chương trình

5.6.9. Mini Game (nếu có)

5.6.10. Landing Page

File PDF (nếu có)

5.6. Upload data chương trình

Tạo và upload các nội dung:
Sản phẩm này được CCG xây dựng theo chiến lược phát triển bền vững (ESG) và tiêu chuẩn sự kiện bền vững ISO20121.
This product was developed by CCG in accordance with ESG principles and the ISO 20121 sustainable event standard.

Thanks for watching 

Master File Template

Action plan, rundown, agenda, sitecheck plan, key person list.

Download →

Sitecheck Report

Venue overview, guest flow, F&B assessment, technical checklist.

Download →

Adaptation Template

KV adaptation, 3D design brief, feedback tracking sheet.

Download →

Storyboard Template

Visual storyboard, animation timeline, LED content brief.

Download →

Tạm ứng / Quyết toán

Advance request form, budget tracking, final settlement report.

Download →

DSNS

Danh sách nhân sự, contact list, team assignment matrix.

Download →

Hệ Thống File & Biểu Mẫu

Download template chuẩn cho từng giai đoạn