LOGISTICS

Biên soạn: VÕ THỊ MỸ NƯƠNG - Procurement Manager

QUY TRÌNH THU MUA

PRE-EVENT

ON-EVENT

POST-EVENT

1. PRE - EVENT

KINH DOANH

THU MUA

1.1 LƯU TRÚ

Twin

Double

PHÂN LOẠI PHÒNG

Triple room

family room

conecting room

extra bed

PHÂN LOẠI CÁC HẠNG PHÒNG
  • Standard
  • Superior
  • Deluxe
  • Suite
  • Bungalow
  • Villa
  • President
  • Pool view
  • Sea view
  • City view
  • Garden view
  • Lake view
  • Mountain view
  • Beach front
PHÂN LOẠI VIEW

Pool view

Sea view

CẦN CHECK
  • Giá phòng ROH
ROH (Run Of House) - giá đỗ đồng, thường dành cho các công ty lữ hành.
Trong khách sạn, giá này là giá phòng thấp nhất và nhiều nhất trong khách sạn.
  • Extra-bed 
Extra Bed (giường kê thêm) - chính là chiếc giường đơn nhỏ được bố trí và kê thêm vào phòng nghỉ khách sạn, resort theo yêu cầu của khách hàng.
Mục đích: việc kê thêm giường nhằm tăng số lượng người lưu trú trong phòng, giúp nhóm bạn và gia đình không phải tách rời nhau.
  • Cơ cấu phòng
  • Hình ảnh phòng
  • FOC
FOC (free of charge) - có nghĩa là miễn phí. Thuật ngữ này thường được sử dụng để chỉ các sản phẩm, dịch vụ hoặc vật phẩm mà khách hàng có thể sử dụng mà không phải trả phí.
  • COD
COD (Cut Off Date) - Ngày hết hạn xác nhận
Ngày mà một đặt phòng sẽ bị tự động hủy nếu không được xác nhận.
1.2 DI CHUYỂN
  • Xe 16 chỗ (16c)
  • Xe 29 chỗ (29c)
  • Xe 35 chỗ (35c)
  • Xe giường nằm
  • Xe phòng nằm
  • Xe limousine
  • Xe hơi 4 chỗ (4c) - xe 7 chỗ (7c) /  “Siêu xe"

CÁC LOẠI XE THƯỜNG GẶP

Check vé máy bay
Check vé tàu hoả

GIƯỜNG NẰM KHOANG 6

TẦNG 3

TẦNG 2

TẦNG 1

GIƯỜNG NẰM KHOANG 4

TẦNG 2

TẦNG 1

1.3 HỘI NGHỊ
  • Gói họp nửa ngày có ăn trưa/ không ăn trưa
  • Gói họp nguyên ngày có ăn trưa/ không ăn trưa
  • Phí thuê phòng họp – Tiệc trà
  • Trang thiết bị phòng họp
  • Layout phòng họp, kích thước phòng họp, chiều cao trần, kích thước sân khấu
1.4 FOOD AND BEVERAGE
  • Set Menu cơm
  • Set Menu tiệc
  • Buffee/ BBQ
  • Bảng giá nước tính theo đơn vị
  • Giá Free-flow
  • Phí charge nếu đem nước từ ngoài vào
  • Qui cách phục vụ

Layout bàn dài

Layout bàn tròn

Indoor

Openair

Outdoor

1.5 GALA
  • Sức chứa
  • Hình ảnh, layout của Ballroom
  • Âm thanh ánh sáng và màn hình LED
  • Kích thước Led
  • Kích thước sân khấu
  • Phí charge nếu đem ATAS và LED từ ngoài vào
  • Phí charge nếu set up sớm
  • Thời gian kết thúc Gala
1.6 TEAMBUILDING
  • Phí sân bãi chơi Teambuilding
  • Âm thanh chơi Teambuilding
  • Phí charge nếu đem Âm thanh từ ngoài vào
  • Phí charge nếu đem nước suối từ ngoài vào (nếu có)
  • Phí charge nếu chơi Team ở hồ bơi / chơi màu
  • Hình ảnh sân bãi
1.7 CÁC DỊCH VỤ TIỆN ÍCH CỦA KHÁCH SẠN
2. Win
2.1 HỢP ĐỒNG
  • Deal lại giá. Lên hợp đồng với Khách sạn
  • Review hợp đồng với Pháp lý: điều khoản huỷ / hoàn
  • Review hợp đồng với Kế toán: thời hạn thanh toán
  • Lên lịch đặt cọc

THU MUA

PHÁP LÝ

KẾ TOÁN

2.2 BÀN GIAO

THU MUA

DỰ ÁN

  • Lên Menu gửi khách
  • Chuẩn bị các mục sản xuất
  • Chuẩn bị form Hành Chính (mua hàng)
  • Tạm ứng
2.3 CHUẨN BỊ TRƯỚC CHƯƠNG TRÌNH

DỰ ÁN

HÀNH CHÍNH

THU MUA

2.4 CÁC HẠNG MỤC SẢN XUẤT
DUYỆT MẪU: 
NÓN
ÁO THUN - TRANG PHỤC
CÚP - HUY CHƯƠNG - KỶ NIỆM CHƯƠNG
VÒNG TAY - PIN CÀI ÁO - CỜ - cây đập cổ vũ

DEADLINE

SẢN XUẤT

CHỐT ĐƠN GIÁ

CHỐT SỐ LƯỢNG

LÀM MẪU

CHỐT THIẾT KẾ

MÀU SẮC

CHẤT LIỆU

in ấn
  • Danh sách phòng có số CMND
  • Phiếu đánh giá
  • Guidebook chạy trạm/ Guidebook Game 
  • Guidebook
  • Welcome letter
  • Menu
  • Thẻ đeo
  • Thẻ hành lý
  • Dán túi/ Dán ghế 
  • Bìa MC tab/ Số xe
  • Bao thư 22*12
2.5 NHẬN BÀN GIAO
  • Nước suối
  • Quà Teambuilding
  • Các hạng mục đặt mua
  • Các hạng mục sản xuất
  • Các hạng mục in ấn

THU MUA / HÀNH CHÍNH

DỰ ÁN

COMBO CÚNG
2.6 CHỐT THÔNG TIN VỚI NHÀ HÀNG
  • Trước 5-7 ngày
  • Chốt menu
  • Chốt số lượng đặt ăn 70-80% 
  • Ăn chay / dị ứng
  • Ghế em bé
  • FOC nội bộ/ Đặt thêm
2.7 CHỐT THÔNG TIN VỚI KHÁCH SẠN
  • Wake up call
  • Chìa khoá theo xe
  • Check in bằng Danh sách có Mộc
  • Giờ khách dự kiến đến
  • Tiền đặt cọc đảm bảo
  • Mini bar/ Room drop
  • Giờ check in – Giờ check out
  • Các yêu cầu về set up
2.8 MUA BẢO HIỂM CHO ĐOÀN
  • Gói bảo hiểm thường mua: 1.500đ/người/ngày
  • Mức bồi thường: 10.000.000đ/vụ
  • Mua bảo hiểm theo dự trù của sales
  • Danh sách gửi đi mua bảo hiểm: Họ tên, giới tính, CMND, NTNS
2.9 CHỐT THÔNG TIN VỚI NHÀ XE
  • Gửi lịch trình xe: Điểm đón, giờ đón
  • Khu vực đậu xe
  • Ăn ngủ tài xế
  • Gửi thông tin HDV cho tài xế
  • Danh sách xe có mộc
  • Thông tin tài xế
2.10 KHÁCH HÀNG NỘI BỘ
  • Phòng ở nội bộ
  • Di chuyển nội bộ
  • Ăn uống nội bộ (trừ FOC)
  • Ăn ở cho tài xế/ Media/ Bác sĩ/ Dancers
  • Họp review trước chương trình và phân chia nhiệm vụ
  • Liên lạc với tài xế
Thất bại
trong sự
chuẩn bị
là
chuẩn bị
Thất bại
cho sự

PRE-EVENT

POST-EVENT

ON-EVENT

ON- EVENT
KIỂM TRA NHÀ HÀNG
  • Không gian
  • Nhà vệ sinh
  • Menu
  • Bao đũa, khăn ướt, số bàn (nếu có)
  • Các set up theo yêu cầu Nội bộ
  • Phối hợp với quản lý nhà hàng để lên món đúng thời gian
ĐÓN KHÁCH
  • Có mặt trước điểm đón 30 phút
  • Chuẩn bị đồ ăn sáng chia theo xe 
  • Ăn chay/ Yêu cầu đặc biệt
  • Nội bộ
  • Tip tàI xế
  • Điểm danh, Tổng hợp số lượng khách tham gia
KIỂM TRA KHÁCH SẠN - RESORT
  • Không gian lễ tân
  • Khu vực nhà vệ sinh
  • Chìa khoá phòng chia theo xe
  • Room drop
  • Welcome drink
  • Xe điện
  • Danh sách có mộc / CMND
  • Linh động đổi phòng
  • Phòng cho các Sếp / Family 
  • Phòng Nội bộ
TEAMBUILDING
  • Không gian
  • Điều phối, sắp xếp nước uống, đá lạnh
  • Đồ cúng
HỘI NGHỊ
  • Giờ bắt đầu hội nghị
  • Giờ lên tea breaks
  • Layout phòng họp
  • Trang thiết bị phòng họp
  • Vinh danh, trao thưởng
XỬ LÝ CÁC TÌNH HUỐNG PHÁT SINH
  • Mua đồ phát sinh
  • In ấn tài liệu phát sinh
  • Xử lý các tình huống khác
  • Chụp hình làm report
CHECK OUT
  • Hoàn trả CMND
  • Mini bar của khách, của VIP 
  • Kiểm tra các hạng mục dịch vụ
  • Kí xác nhận
  • Xuất hoá đơn
  • Thanh toán tiền mặt/ chuyển khoản
TRẢ KHÁCH
  • Đón đâu trả đấy
  • Hạn chế trả dọc đường
  • Trả hướng dẫn viên và nội bộ về công ty
  • Điều phối PGs
  • Sắp xếp bằng vinh danh theo thứ tự
  • Phối hợp với quản lý nhà hàng để lên món 
  • Mini games
  • Lucky draw
  • Key moment
  • Nội bộ
WELCOME DINNER - GALA DINNER
  • Không gian
  • Set up theo yêu cầu
  • Âm thanh ánh sáng (ATAS), LED
  • Rehearsal
  • Nước uống cho tiệc 
  • Menu
  • Toasting
  • Khay trao quà
POST - EVENT
XỬ LÝ CÁC VIỆC SAU CHƯƠNG TRÌNH
  • Tổng hợp gửi đồ trả khách
  • Tổng hợp dữ liệu Phiếu đánh giá và gửi khách
  • Quà cảm ơn cho khách (nếu có)
  • Gửi phản hồi từ khách cho các supplier (nếu có)

DỰ ÁN

THU MUA / KẾ TOÁN

  • Quyết toán chương trình trong 5 ngày
  • Hoàn trả đồ hành chính
  • Lên lịch, theo dõi công nợ
  • Hoàn tất, đánh giá supplier
a penny earned
A penny saved
IS
A picture is worth a thousand words
Any questions?

Thanks for watching 

Sản phẩm này được CCG xây dựng theo chiến lược phát triển bền vững (ESG) và tiêu chuẩn sự kiện bền vững ISO20121.
This product was developed by CCG in accordance with ESG principles and the ISO 20121 sustainable event standard.

LƯU TRÚ

LOẠI PHÒNG

HẠNG PHÒNG

LOẠI VIEW

CẦN CHECK

DI CHUYỂN

HỘI NGHỊ

ĂN UỐNG

GALA

TEAMBUILDING

TIỆN ÍCH

WIN

BÀN GIAO

TRƯỚC CT

SẢN XUẤT

IN ẤN

NHẬN BÀN GIAO

COMBO CÚNG

NHÀ HÀNG

KHÁCH SẠN

BẢO HIỂM

NHÀ XE

NỘI BỘ

LƯU Ý